Extern representation innefattar aktiviteter med kunder, leverantörer eller andra sammarbetspartners. De kostnader som uppstår vid representationstillfället är oftast måltidskostnader (ibland med alkohol) men det kan även uppstå kostnader för till exempel entrébiljetter till ett idrottsevenemang.

Kostnader för extern representation kan även utgöras av en representationsgåva, det kommer vi att behandla i en kommande artikel.

Avdragsrätt

Utgifter för representation som har ett omedelbart samband med näringsverksamheten är avdragsgilla. Med omedelbart samband menas att representationen är ett led i affärsförhandlingar, till exempel inledningsvis, under pågående, eller som avslutning av förhandlingarna. Om affärsförhandlingarna resulterar i ett avtal eller inte anses inte ha någon betydelse för avdragsrätten. Representationen är endast avdragsgill med ett skäligt belopp per person och samma belopp gäller både i Sverige och utomlands.

Avdragsramar för representation, exkl moms

Alkohol

Om det finns kostnader för alkohol så är dessa kostnader avdragsgilla inom ramarna för respektive måltidsutgift. Om representationstillfället bara innehåller alkohol så är det en ej avdragsgill kostnad.

Tillfällen då avdrag inte medges

Om representation sker i större grupper är det svårt att hävda att det sker affärsförhandlingar med samtliga närvarande, representationen blir då inte avdragsgill. Om representation ofta sker till en och samma person eller grupp av personer kan inslaget av personlig gästfrihet bli för stort och avdragsrätten begränsas. Om representationen sker på annan ort kan ibland det omedelbara sambandet inte anses vara uppfyllt och avdrag nekas.

Moms

Avdragsrätten för moms följer den inkomstskattemässiga avdragsrätten, den moms som inte är avdragsgill är en ej avdragsgill kostnad. Om man inte är skattskyldig till moms så ökas de inkomstskattemässiga avdragsramarna med motsvarande momsbelopp.

Om representationstillfället innehåller både mat (12% moms) och alkohol (25% moms) så får man schablonberäkna den avdragsgilla momsen till 14 kronor per person.

Kontering

Avdragsgilla utgifter för representation konteras 6071. Ej avdragsgilla utgifter för representation konteras 6072.

Bokföring representation, exempel

Nedan följer tre olika exempel på bokföring och kontering av en kundmiddag för två personer. Middagen som består av både mat och alkohol kostar 1.200 kronor varav 166 kronor utgör moms, middagen betalas med ett kontokort.

Avdragsgill extern representation

Exemplet grundar sig på att middagen sker i direkt anslutning till affärsförhandligar. Middagen blir då avdragsgill upp till avdragsramarna för representation. Eftersom middagen både innehåller mat och alkohol så är den avdragsgilla momsen schablonberäknad till 14 kronor per person.



Ej avdragsgill extern representation

Exemplet grundar sig på att middagen inte sker i direkt anslutning till affärsförhandligar. Middagen blir då en ej avdragsgill kostnad och ingen moms blir avdragsgill.

Avdragsgill extern representation, ej skattskyldig till moms

Exemplet grundar sig på att middagen sker i direkt anslutning till affärsförhandligar, men man är inte skattskyldig till moms. Middagen blir då avdragsgill upp till avdragsramarna för representation, eftersom man inte är skattskyldig till moms så utökas avdragsramarna med motsvarande momsbelopp, i detta fall med 14 kronor per person eftersom middagen både innehåller mat och alkohol. Avdragsrätten uppgår då till 104 kronor per person.